档案论文人力资源管理中人事档案的应用

　　本篇档案论文分析论证人力资源管理中人事档案的应用。《人事天地》(月刊)创刊于2000年，是由广西人才资源研究所主办的刊物。《人事天地》杂志坚持“服务机关、服务人才、服务民生、服务社会”的办刊宗旨，权威发布人力资源社会保障政策、法规，传播人力资源社会保障工作新动态、新经验和新理论，刊载各类用人单位和人才急需的服务资讯，着力打造人力资源社会保障系统的精神家园。

　　随着全球科技的迅猛发展，知识经济时代迅速来临。在这种形势下，国家之间的竞争虽然表现为综合国力的竞争，实则是人才之间的竞争。有效的人力资源管理对于人才的发展极为有利，其中，人事档案的应用占据着重要地位。笔者基于自身从事人力资源管理多年的工作经验，在实际调研的基础上对人力资源管理中人事档案的应用进行了深入细致的分析论证。

　　【关键词】人力资源管理?人事档案?应用

　　人力资源管理，即对人才资源的有效管理。而人事档案则是人才信息的重要载体，记录着人才的成长、工作、德行表现以及工作业绩等方面的内容。二者互为整体，不可分割。然而，近年来，随着我国知识经济进程的加速，人事档案在人力资源中的重要作用备受重视，许多单位纷纷采取措施，加强人事档案在人力资源管理中的应用，虽然有了较大的创新与改进，但问题仍然存在，在一定程度上造成了人才上的流失或者浪费，不利于国家人才资源的发展。

　　一、人事档案对人力资源管理的重要性

　　人事档案对于人力资源管理有着十分重要的作用，不仅能够为人力资源管理提供可靠的数据、资源信息，促进人力资源的科学有效管理。更为重要的是，人事档案作为人力资源管理背后强大的支持者，为人力资源管理提供不竭的发展动力。

　　(一)人事档案可以实现人力资源的优化配置

　　人力资源是世界上最宝贵而又最灵动的资源，它并非一成不变，而是随时间的推进而不断变化的。人事档案恰恰可以将人力资源的各种动态表现精准的记录并保存下来，比如人才的工作经历、学习经历、品德操行、业绩考核、业务素质与水平、个人荣誉等，为单位选人用人提供最可靠的借鉴与参考，避免人才的浪费与流失，从而实现了人力资源的优化配置。

　　(二)人事档案具有基础性作用

　　人事档案精准的将个人的工作经历、学习经历、参与的社会活动、个人的品德操行、个人的业务素养技能、个人的荣誉等记录下来，可以为国家、社会组织、用人单位展现一个人才动态的成长过程，对于人才的提干、调用、重用等有十分重要的参考作用。因此，作为一个人才的第一手资料，人事档案的基础性作用是不可忽视的。

　　(三)人事档案具有参考辅助作用

　　人事档案参考辅助作用主要表现在两方面，一方面，人事档案对于人才的培训有着重要的参考作用。通过调阅人事档案，用人单位可以准确的获悉该员工曾经接受过什么类型的培训，需要什么类型的培训，避免人才的重复培训;另一方面，人事档案对于单位的绩效考核有种的辅助作用。员工的绩效考核需要大量的资料信息，包括员工的业务素质、个人荣誉、业务技能及品德操行等等。通过调阅人事档案，可以对员工进行一个全方位的了解，为单位的绩效考核提供最有效的辅助作用。

　　(四)人事档案对劳动关系具有确认支持作用

　　在人事档案中，记录着用人单位与员工之间签署的劳动合同、聘任书、工作协议等内容，这些都是单位与个人之间确定劳动关系最有利的证明。不管是聘任、解聘或者职称评定，都需要人事档案的重要支持。因此，人事档案对于单位与员工之间的劳动关系有着确认与支持的作用。

　　二、人事档案用于人力资源管理的问题

　　目前，人事档案用于人力资源管理虽然一直在改进，但仍然存在着问题。只有妥善解决好这些问题，才能更好的发挥人事档案在人力资源管理中的重要作用，促进人力资源管理工作的顺利进行。

　　(一)部分单位重视不足，致使人事档案利用率低下

　　现代社会中，不少单位对于人事档案没有足够的重视，在选人、用人、育人的过程中，更多的依赖其他渠道，忽视了人事档案的重要价值及功用，导致人事档案在人力资源管理中的利用率十分低下。

　　(二)社会人员流动性大，致使人事档案工作任务繁重

　　随着雇佣制度的转变，人员的流动性十分巨大，这是新形势下人事档案工作面临的新挑战。人员的较快流动，工作时间的短期化，直接导致了单位用人、选人、育人方面的困难，同时，由于人员较快的流动性，使得人事档案对流动性人员相关资料的记录、整理等工作变得繁重。

　　(三)人事档案存在失真性、缺乏时效性

　　人事档案的失真性主要表现在：现存的人事档案中，不少档案由于特殊的客观原因，在记录、整理或者移进移出的过程中，出现个人信息不对称或虚假信息，以及信息遗漏的情况，直接导致了单位选人用人等方面的误差参考。

　　人事档案缺乏时效性表现在：我国人事档案整理年限为五年，在现今高速运转的社会中，个人的人事档案与个人的发展现状相比往往不能同步，故而不能准确反映出个人的整体情况，直接导致人力资源相关部门不能从人事档案中提取有效信息，从而给人力资源管理工作增加了一定的难度。

　　(四)人事档案管理手段落后、管理制度不健全

　　现在不少单位中，人事档案管理的手段仍然依靠经验管理、手工管理。在新形势下，这种管理手段已经远远不能满足当前人事档案工作的需求。在管理制度上，人事档案的收集、鉴别、整理、归档、更新等方面缺乏严格的管理，对于借阅、查阅、移进移出也没有完整的规章制度，不利于各方面工作的开展。此外，管理人员的素质参差不齐，也是管理制度上较大的漏洞。

　　三、人事档案用于人力资源管理的策略

　　人事档案在人力资源管理中有着巨大的功用，面对全新的形势，一定要不断提升人事档案的利用效率，多措并举、开拓创新，让人事档案在人力资源管理中发挥应有的功用。

　　(一)大胆创新，建立健全管理制度，创新管理手段

　　当今社会，科技的迅速发展，网络时代的到来，为人事档案管理工作提供了最有利的条件。一方面，依托现代网络信息资源，进一步建立健全人事档案管理制度，进一步明确人事档案材料的归档类别、归档要求，完善归档制度，并安排专员负责人事档案的入卷归档等工作。其他相关部门也要搞好配合工作，实现人事档案的规范化、科学化管理。另一方面，大胆解放思想，创新人事档案管理手段。依托网络技术，开创网络管理手段，实现资源的无线共享，节省人力、财力、物力。

　　(二)多措并举，加强人事档案的真实性与时效性

　　要做到人事档案的真实性，首先要加强档案材料的审查工作，确保材料的名副其实。其次，充分利用法律法规，制定严格的审查规章制度，对于弄虚作假行为，严惩不贷。

　　人事档案不是固定不变的，应该随着人才的变动而及时的变动。应该进一步加强人事档案的动态管理，定期对原有档案进行审核鉴定工作，保证档案中及时填充新内容，去掉无价值的内容，保证人事档案的时效性。

　　(三)全面推进，不断提升档案管理人员的素质

　　人事档案工作人员的素质直接决定着人事档案工作的成效性，因此，必须进一步提升人事档案工作人员的基本素质和业务素养。一方面，可以通过知识技能培训的方式，让人事档案工作人员接受培训，提升其理论知识素养;另一方面，可以在同行业中举行“业务技能大比武”等活动，既可以互相学习，又可以促进工作人员自身业务技能的提升。

　　(四)推陈出新，强化服务功能，提高利用率

　　人事档案本身就具有服务功能，但是在现代社会中，这种服务功能逐渐的被其他功能所掩盖，被许多用人单位逐渐的淡忘，导致人事档案的利用率低下。因此，我们应该解放思想，抛弃落后的思想观念，推陈出新，不断强化人事档案的服务功能，吸引更多的用人单位，不断提升其利用率，为人力资源管理发挥更大、更积极的作用。

　　人事档案管理是非常重要的一项工作，对人力资源管理的成效有着极大的促进作用。我们应不断开拓创新、锐意进取、多措并举，积极搞好人事档案工作，以便更好的实现人才资源的有效、科学、合理性配置，不断推进我国的现代化建设。

《档案论文人力资源管理中人事档案的应用》

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