计算机信息管理在文档管理中的应用

　　这篇计算机信息管理论文发表了计算机信息管理在文档管理中的应用，档案电子化是档案管理工作的重点，档案信息是一种重要的信息资源，计算机的发展以及各种数据处理软件的开发，已经为计算机信息管理技术渗透到经济和社会各个领域开辟了广阔的道路。

　　【摘要】在社会的信息系统中，档案信息作为一种重要的信息资源而占有特殊的地位和作用。档案电子化是目前档案管理工作必须实施的重要工作，而且在档案的管理中计算机信息管理的应用确实带来了非常显著的成绩。为了适应当今信息处理技术发展的要求，提高档案信息现代化管理水平，计算机信息管理技术作为一种新兴的技术手段，在档案信息管理中应当得到更加广泛的应用。

　　【关键词】计算机信息管理论文,文档管理,档案管理

　　现今，企业处所的社会环境发生了巨大的变化，使的企业的发展也越来越呈现出多元化和信息管理化的特征。

　　一

　　随着信息技术的不断发展，我国的计算机技术也发展很快，而在我国的文档工作中，应用计算机管理档案已初步显示它的优越性。任何领域的任何跨越，都必须有一个崭新的、有创意的观念作前导。要坚定地认识到，创新是档案工作的题中之义、活力之源。而目前，档案工作创新恰恰面临着许多坚固的框框：计划经济下形成的思维定式，档案工作与经济工作的游离，档案干部在继承和创新关系上的犹豫与彷徨，都不同程度地影响档案工作的改革与创新。有些同志片面强调原则，习惯于照既定框框办事。思想上患得患失，工作上畏首畏尾，改革怕出乱子，创新怕担风险，有的同志片面强调集成缺乏辩证的观点，对过去的经验全盘照搬，食而不化。所有这些，在本质上都是思想观念僵化的表现，而思想观念上的僵化，导致工作实践上出不了新意，生气就不足，单位的档案工作跟“风”走，工作局面打不开。

　　二

　　目前，计算机管理档案的必要性和迫切性日益明显。我国的档案工作正由封闭、半封闭型向开放型转变，社会信息流量的突飞猛增，迫使我们必须进行现代化科学管理。我们应当用先进的科学技术手段实现自动化管理档案，提高为社会各方面服务的水平。在科技档案管理体系中，如果我们仍长期地应用手工作业的服务方式，无论是立卷还是调档，都不能够适应改革开放的要求，更不能使档案管理现代化，这是社会发展的必然趋势，也是档案业务发展的必然趋势。

　　档案信息化是指档案管理模式从以档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息为重点转变的一个过程。利用计算机网络技术中的数据库技术、数据压缩技术、高速扫描等技术手段，将传统的实体档案文件和已经归档保存的电子档案，共同组成形成有序结构的档案信息库，实现档案信息的数字化和网络化，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化以及实现档案信息的高度共享，主要体现在以下几个方面：

　　1、加强了企业档案信息化管理建设

　　由于很多企业把注意力和资金都集中在与生产紧密相关的产业上，往往忽视了与生产联系不大的档案资源管理的建设。而档案信息管理水平过低，将会直接导致档案收集、整理、加工利用、库房管理以及鉴定、销毁等档案工作环节在发展路途中举步维艰。随着时代的发展，档案的地位越来越被人们重视，信息技术的发展，正好为档案管理发展提供了条件和机会。所以，全面建立档案信息全文管理系统，真正实现档案管理信息化，才能使得档案管理建设在信息化时代中谋得新的出路。

　　2、梳理了企业档案信息化管理体系

　　当前，有很多企业在进行科研项目研究时，周期都比较长，时间跨度比较大，而科研项目记录是伴随着科研活动的不断发展而产生的，比较分散，这就给档案进行规范管理和完整系统归档带来了重重困难。而档案管理采用数字化信息管理能够从平时的一点一滴做起，随着科研项目的进行，将分散的记录随时进行归档，及时输入到电脑中，需要查询的时候，可以根据时间、日期等标签及时的查询到需要的档案信息。

　　3、提高了档案加工和利用效率

　　传统的纸质档案材料在初级加工过程中，容易损毁甚至会造成文献价值的破坏，而且随着时间的推移，各种类型的档案会越积越多，种类繁杂，光靠人工检索和查阅所需的档案信息是非常困难和复杂的。而通过网络信息化的管理，能够直接通过电脑联网随时随地调出需要的档案信息，方便快捷，还不会因为传统纸质材料变质导致信息遗失，大大提高了档案加工和利用的效率。

　　综上所述，我们可以发现在计算机档案管理中实行信息技术管理有许多益处：整合和提高了资源利用率，减少人力、物力、财力和时间的浪费。缩短查阅时间，提高档案信息的时效性。使档案管理计算机化，编者可直接利用机读形式，利用计算机的功能，完成计算机的加工工作程序。改变信息加工工作收经费限制的局面。通过档案管理计算机化，可一次投入，多次产出，极大地节约了经费。扩大了社会影响，拓宽了服务范围。档案管理计算机化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，从而提高了档案部门的地位。所以，档案管理信息化，可是档案信息顺利地与最新技术接轨，与世界同步。

　　计算机信息管理能进行灵活而且快速的档案检索，它能在几秒钟内查到以前需要查很久才能找到的档案文件。计算机信息管理应用成为当今企事业业社会向信息社会过渡的一种重要手段。但是，目前在我国企业档案管理电脑化方面，还不十分普及，还处于探索研究阶段。

　　三

　　计算机信息管理需要具备一定的条件。一方面它具有突破性和先进性，一方面又具有相当的艰巨性和风险性。所以，档案工作人员尤其是领导机关的决策者，应当有一个清醒的认识，主动地学习有关计算机信息管理的基本知识，正确地认识计算机信息管理的本质与功能。

　　要建立科学合理的档案信息检索管理系统，前提条件是要明确的目的、相当数量的档案信息、一定的技术装备、相应的检索方式和匹配的手段、齐全的检索服务功能，任何完善的档案管理系统都要根据档案的专业范围、服务对象的特点等因素确定检索系统的目标与用途，以便有计划又不走的开展工作;保证系统第一运行的基本要素是当档案检索系统提供充足数据，即所谓“兵马未动，粮草先行”;选择计算机设备时，要求具有足够大的存储量、具有较高的运算速度;对于计算机软件功能的要求，应具有以数据管理为中心的操作系统和数据库，使用方便并具有自动指导功能以及保密措施等，还应具有简明性、可靠性、可移植性等。

　　在文档管理中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案信息化建设，对文档人员提出了更高的要求，不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握网络化信息技术，成为信息和知识的导航员。目前档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的网络信息化工作环境，所以我们要选择兼备档案管理及信息技术、网络技术、数据库技术的复合型人才。这样我们才能够充分利用计算机信息技术更有效的为档案管理提供数据依托和功能查询，成为企事业单位的有力帮手。

　　【参考文献】

　　[1] 陈振明. 信息技术概论[M]. 九州出版社， 2004.

　　[2] 邓荣霖. 社会主义市场经济体制与信息化[M]. 中国人民大学出版社， 2001.

　　推荐阅读：《计算机测量与控制》(月刊)创刊于1993年，由中国计算机自动测量与控制技术协会主办。报道内容：1计算机技术、自动测试技术和自动控制技术的研究成果及发展方向的综述与评论。

《计算机信息管理在文档管理中的应用》

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