浅析互联网时代下档案代理存在的问题及对策

　　摘要：随着市场经济的不断发展，档案对于个人的意义越来越重要。但关于档案代理的发展仍然存在许多问题，人才市场只负责人事档案管理，而对于档案代理方面有需求的办理人并不一定有时间和精力赶往档案所在地的人才市场进行办理，此时档案代理的作用就凸显出来。网络技术和大数据的发展对档案代理的建设带来了巨大的机遇和挑战，本文主要讨论研究在互联网时代下档案代理存在的问题及发展趋势。

　　关键词：档案代理；问题；对策

　　一、档案代理存在的问题

　　档案代理，主要指的是人事档案的代理，如今主流的档案代理方式存在有许多问题，例如档案代理人员的职业技能、职业素养、管理技术等存在差异，随着社会现代化的发展，以及在办公自动化、无纸化的推动下，以纸张作为主要媒介的档案代理和存储方式存在许多不足，比如丢失、损坏、纸质档案的长期使用都会造成档案的寿命减少，这些方面的问题多多少少都存在于高校或者地方的相关档案部门中。随着互联网时代的发展，档案的存储方式越来越多的倾向于使用磁盘或者光盘，也更加趋向于信息化，主流的档案代理方式势必要做出一些改进。档案在不同的代理环境下，代理标准不一致都会造成档案的保存、管理不妥善，所以我们需要一个规范统一的代理系统，以增加档案代理的效率。

　　主流的档案代理方式在时间和空间上都存在有许多的限制，办理人通常需要持相关证件和证明材料到档案所在地的人才市场去进行档案业务的办理，但是诸多办理者都存在档案跨地、工作日忙碌等诸多限制，所以在生活节奏越来越快的当今社会，档案代理事业的发展必须要做出巨大的改变，从而突破时间和空间的限制。

　　档案对于个人的意义随着社会的不断发展会越来越重要，每个人对档案代理的重要性都需要有严肃的认知，意识到档案代理的迫切性。

　　二、档案代理改进对策

　　1.增加档案代理的效率

　　通过与各地人才市场与政府相关部门进行合作，制定一系列关于档案代理方面的流程，帮助有需要的人进行档案转移之类的档案代理业务，以减少办理人办理业务所消耗的时间，增加档案代理业务的效率。可以成立档案代理公司，在各大高校或者城市中心设置服务点，办理人也可以在网上进行预约，委托档案代理等相关业务，由档案代理公司的相关人员受理并接受委托，从而减少更多时间及金钱上的花费。在社会现代化发展的背景下，档案代理业务也可以越来越现代化，通过开发档案代理应用软件，让有需要的人可以通过手机或是电脑上的软件就可以委托档案代理业务并查看档案信息及办理进度，更符合现代社会进程的发展。

　　2.提高档案信息代理人员的综合素质

　　招募拥有档案代理从业资格证的工作经验丰富和工作能力强的优秀人才，更专业，让客户更放心地处理档案方面相关需求。对于档案代理服务方面的业务，需要保证从业人员具有较高的职业素养和职业道德。可以成立档案代理公司，对从业人员的综合素质进行系统的培训，对从业人员进行管理与监督。对于档案信息化的发展，不能满足于一般的计算机操作，需要有较高水平的专业人才和更先进的技术水平。在引进现代化设备的同时还可以引进高水平技术人才，同时在互联网上进行档案信息备案，创建专业的数据库以保证每份档案的信息安全，充分推动档案信息化的发展。档案信息化的建设，不仅可以减少档案的损坏，防止档案的丢失，更能延长档案的寿命，使每份档案都能充分发挥自己的作用。

　　3.统一档案代理工作标准

　　档案代理可以制定一个统一的代理系统，推动档案代理工作的规范性和系统性，便于之后的管理以及查询，解决社会现代化发展档案代理方面所缺乏的统一性。在统一的代理系统下，可以对企业、高校、人事单位等各种档案进行分类代理，规范档案代理工作，让高校和企业可以随时在统一的档案代理系统下查询工作人员的基本信息，为高校和企业提供完善的信息，不仅可以增强对员工的代理，还可以维护社会的稳定。可以建立档案代理公司，让档案代理工作的重要作用得到最大化的体现。

　　4.档案信息电子备案

　　在互联网高速发展的今天，每个人都与互联网息息相关，档案代理公司在保存好每个人档案的前提下，进行档案信息电子备案，并创建专属数据库，从而保证每个人的信息安全。在当今的社会背景下，档案信息电子备案必定是未来档案发展的趋势。

　　三、结束语

　　不同地区，档案办理流程要求不同，对统一代理制度和标准还存在许多困难不利于档案社会化的发展。再加上人们对档案的重要性还没有足够的认识，就比如毕业的大学生还没有充分的意识到档案的作用，对档案的转移过程没有充分的了解，无法了解建立档案代理公司所能带来的便捷性。总的来说，档案代理可以减少、解决档案在代理、管理过程中的许多问题，不失为一种解决档案工作方面问题的途径。

　　参考文献

　　[1]李婷,程云.设计单位人员技术档案管理工作的探讨[J].山东交通科技.2017(04).

　　[2]赵宗广.人事代理软件系统研究与实现[D].电子科技大学,2011.

　　作者李字昌李星

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