军工单位办公室安全保密管理的思考
【摘要】军工单位办公室作为单位的指挥中枢，具有紧密联系领导、业务范围广、综合性强、业务办理急、接触人员多、知悉事项早等特点，面临的安全保密风险复杂。作为安全保密风险防范的重点部门，办公室的安全保密管理工作必须提高政治站位，围绕中心工作，突出难点，找准隐患，以点带面，从而促进单位整体安全保密管理水平的提升。
【关键词】办公室；安全保密；风险防范
军工单位主要承担国家武器装备科研生产任务，是国家安全和国防建设的基础，安全保密管理工作历来是军工单位保发展、保生存的一项重要工作。随着改革开放的不断深入，军民融合的蓬勃发展，军工单位以前所未有的广度和深度参与到国家战略性高技术产业的研发与升级改造，涉及的国家秘密事项多、密级高，同时也是境外各种敌对势力窃密的重要目标。如何保护军工单位的国家秘密安全，有效防范泄密事件，成为军工单位安全保密管理的重中之重。特别是近年来各国综合国力角逐不断加剧，贸易战纷争不断激化，围绕信息资源的控制和争夺日益激烈。而且随着信息化技术高速发展，信息传递的方式升级换代，信息的处理与传播也越来越快，窃密与反窃密的斗争也更加尖锐，军工单位的安全保密工作面临的形势比以往任何时候都更加严峻复杂，这对军工单位的保密管理工作提出了更大的挑战和更高的要求。军工单位办公室作为军工单位的指挥中枢，作为安全保密管理防范的重点，办公室的安全保密管理工作必须提高政治站位，围绕中心工作，突出难点，找准隐患，以点带面，从而促进单位整体安全保密管理水平的提升。
一、办公室业务管理过程中的安全保密隐患
军工单位办公室作为综合管理部门，主要是协助单位党政领导处理日常工作、对外沟通接待、对内协调服务，是一个单位承上启下、协调内外、联系左右的枢纽，具有紧密联系领导、业务范围广、综合性强、业务办理急、接触人员多、知悉事项早等特点。军工单位办公室的每项业务基本都涉及国家秘密或单位内部信息，工作人员经常能够知悉和掌握大量的国家秘密或单位敏感事项，在处理办公室业务工作的过程中面临的安全保密风险隐患也更加复杂。如何做好办公室的安全保密管理一直以来都是军工单位保密管理的重点和难点。办公室工作人员在工作中更要时刻保持高度警惕，树立安全保密风险意识，强化安全保密管理措施，才能最大限度降低办公室的泄密风险。
（一）秘书服务。军工单位办公室秘书岗位工作性质特殊，主要服务于单位领导，完成领导交办的各项工作事务，负责安排协调领导布置的工作及出行行程、陪同接待、主办会议、陪同领导参加重要会议等。在综合业务的处理和领导行程的安排过程中，可以提前知悉重要工作的部署过程、决策方案及领导对于相关工作的想法、领导出行计划等敏感信息，这些信息往往涉及重要国家秘密和单位工作秘密。秘书服务人员的工作性质决定了其掌握的敏感信息一经泄露将会给国家及单位利益造成严重的危害。
（二）机要管理。机要管理是军工单位办公室的特色业务，主要负责单位机要文书收发、公文的流转、密码设备、机要视频会议管理等工作。军工单位机要文书的收发数量大、类型多、涉及的国家秘密范围广、密级程度高、文件传阅和借阅频繁。军工单位对于机要管理要求专人专岗、建立机要文件登记制度，机要文件的所有流转环节需要签字备查。但是机要文件的管理通常自成体系，普遍采用纸质登记的方式进行流转管理。由于缺少信息化管理手段，机要文件在收发、借阅、销毁等流转环节缺乏有效可行的监控和审计手段，难以定期对机要文件进行核对清点，容易形成机要文件账物不符、信息知悉范围扩大的风险。
同时机要视频会议的管理也容易出现以下隐患：一是会议主办部门未根据会议内容将参会人员限定在最小范围，扩大了会议内容的知悉范围。二是未严格执行会议的安全保密管理要求，未将手机等通信设备存放在会议室外，没有开启无线通信干扰设备等。三是会议文件管控不严，会议结束后未及时回收会议资料，导致参会人员将会议文件带离。这些隐患都可能会引发机要视频会议管理的安全保密风险。
（三）重要涉密办公场所管理。领导办公室和涉密会议室作为领导接待、商议事务、方案决策等日常办公的场所，经常会接待重要人员、讨论重要事项、部署各项工作、使用和处理大量涉密文件等，在使用办公室和会议室的过程中往往汇集了单位的各种重要信息，因而领导办公室和涉密会议室也是单位的重要涉密办公场所。如果这些场所被植入窃听、窃照等技术设备，通过声、光、电磁等技术途径窃密；或是对服务领导办公室和会议室的工勤人员审查不严、管理疏忽，导致工勤人员在服务过程中获取到国家秘密，都将会对单位维护国家秘密的安全造成严重的影响。
（四）领导个人信息管理。个人信息主要包括个人的基本信息、出行信息、联系信息等，一般来说不属于国家秘密信息，但是军工单位领导不仅有行政职务，而且大多还承担着型号项目的总师等技术职务，有些领导甚至是国家级或是省部级的技术专家，涉密程度高。当领导的个人信息与从事工作的身份信息相结合，就有可能分析出相关内部信息、商业秘密、甚至国家秘密。而在领导公车出行的过程中，往往容易忽视车辆本身的安全及驾驶员的安全可靠。因此在领导个人信息管理上，既要谨防领导个人基本信息的泄露，也要做好出行信息的管理，这样才能有效防止通过分析领导个人信息而获悉相关国家秘密及工作秘密等敏感信息。
二、安全保密管理建议措施
（一）秘书服务方面。一是秘书工作人员应尽量从单位内部进行选拔，进入秘书工作岗位要严格履行资格审查，秘书服务人员作为涉密人员，上交个人因公或因私的证照，应该定期进行资格审查的复审，必要时还可以适当扩大资格审查的内容以及缩短复审的间隔时间，按要求做好年度工作，定期汇报个人重大事项发生变化的情况，及时掌握秘书工作人员的动态信息。二是秘书服务人员要加强党建学习，通过对党的理论学习，强化自身使命担当，确保政治素质过硬，从思想上武装自己，做到对党和国防军工事业的绝对忠诚。三是要让秘书工作人员认清当前复杂严峻的安全保密形势，虽然经常服务于单位领导，更应该以身作则，加强安全保密培训学习，提升自身的风险隐患防范能力。四是要抓好重点人员的安全保密培训教育工作，不断强化秘书工作人员的安全保密意识，不把保密管理当作拦路虎，不排斥保密工作，真正将安全保密管理融入业务工作中，自觉严格遵守保密纪律，切实做到不该说的不说，不该问的不问，不该讨论的不讨论。五是要加强对秘书服务工作人员的安全保密考核，将安全保密考核纳入个人年度考核和评优评先，实行安全保密一票否决制。适当拓宽秘书服务人员的发展通道，将安全保密考核结果与个人前途相关联，提高其执行安全保密规定的主观能动性。
（二）机要管理方面。对于机要文件的管理方面，一是严格落实机要管理和涉密载体管理的规章制度，明确机要管理的流程要求，对于机要文件的流转做到有章可循，有据可查，根据工作需要，严控知悉范围，仅由单位领导批准的人员阅览。二是要定期查漏，检查文件流转是否履行了登记手续，借阅、传阅文件是否按时归还。三是具备条件的单位，可以利用信息化技术手段，应用载体管理系统对机要文件进行管理，对收到的机要文件粘贴唯一标识二维码，并将机要文件录入载体管理系统，确定责任人、载体类别、载体密级、载体名称等载体属性信息。通过载体管理系统完成机要文件流转审批、登记接受等流程，在流转过程中以二维码进行追踪管理，从而对机要文件进行有效的全生命周期管理。
对于机要视频会议的管理方面，一是机要视频会议的召开需要领导批准同意，在会议筹备阶段严格按照会议内容确定参会人员，未经批准不得随意扩大参会人员的范围，并在会议现场做好参会人员的身份审核。二是严格落实会议的安全保密要求，严禁使用无线扩音等设备，未经批准不进行录音录像，启用移动通信干扰设备并由专人在会场提醒、监督参会人员进入会场存放手机。三是重要机要视频会议要确定安全保密责任人和载体管理专职人员，做好涉密会议的载体发放、签字和回收销毁工作，制定重要涉密会议安全保密预案。具备条件的单位可采用电子会议系统，通过识别参会人员身份证、通行证等技术手段确保参会人员身份，不使用纸质涉密载体，降低会议泄密风险。
（三）重要涉密办公场所管理。一是领导本身要具备相应的安全保密风险防范意识，长时间离开办公室应将涉密体、内部文件等敏感文件放入保密柜中，锁好柜门，严禁直接将这些资料放在普通抽屉和玻璃柜中，并关好门窗，防止无关人员趁机进入领导办公室。二是要加强涉密会议室管理，会议室钥匙由办公室负责保管，随用随借，谁办谁领用。会议结束后，会议承办部门要及时回收会议资料，严禁随意将会议资料丢弃在会议室中。三是要加强工勤人员的管理，对于工勤人员要做上岗前的安全保密培训教育，并进行背景审查，严禁工勤人员单独持有领导办公室和会议室的钥匙，工勤人员打扫领导办公室和涉密会议室时应有办公室的工作人员陪同。四是安全保密机构可以根据单位实际配备相应技术检查工具，提升技术检测能力，定期对重要涉密场所进行反窃听、反窃照等安全技术检查，保障重要涉密场所的环境安全。
（四）领导个人信息管理方面。一是要把好信息管控关，办公室一般留有领导人员的相关个人信息，因公需要使用这些信息必须经过领导本人批准，明确用途，不得随意扩大使用范围，使用身份证复印件应加盖“再次复印无效”的印章；制作单位通讯录时，应隐去型号职务等敏感信息；提醒单位员工留存领导电话号码尽量不要备注领导的详细信息，防止手机通讯录被窃取后造成个人信息的泄露。领导参加重要涉密活动的宣传报道，不应涉及活动背景，事先明确宣传口径和宣传内容，做好行程信息控制，以防无关人员获取活动信息。二是要把好提醒关。领导因公出差过程中，秘书人员应提醒领导注意出行过程中的安全保密风险，不与出行人员在公共场合谈论涉及国家秘密的工作事项，如携带有涉密载体，在出差过程中应始终确保涉密载体的安全。三是把握教育关。针对领导身边的工作人员，如秘书、司机等，定期进行安全保密教育，加强对秘书、司机的背景审查，签订安全保密承诺书。
三、结束语
随着军工企业的深化改革，军民融合的不断发展，国际形势复杂变化，军工单位办公室的安全保密工作将面临更大的挑战。办公室的安全保密管理工作应该立足于风险防范，紧紧围绕军工单位的中心工作，驱动创新，提升工作人员的安全保密意识和防范能力，加快推进办公室工作人员从“要我保密”向“我要保密”转变，将安全保密风险防控措施融入办公室的日常业务中，及时发现业务工作中的薄弱环节，消除安全保密隐患。充分发挥办公室的枢纽作用，不断完善单位的安全保密管理体系建设。
【参考文献】
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吕品 牛佳依
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