医院科研档案管理现状与探索
【摘要】在医院的各项工作中，医院档案工作容易被忽视，但却发挥着重要作用。科研档案既属于科研管理工作内容，也是医院档案工作的重要组成部分；不仅是医院开展实践工作的理论指导，还是医院申请专利、科研成果、技术转化等工作的重要凭证及依据，科研档案管理工作的质量直接影响着医院科研管理的效率与质量，关乎科技成果申报与科研验收。本文在分析医院科研档案管理工作现状与痛点的基础上，同时提出对策探索与解决方法，努力实现管理与服务的双重属性，旨在重视科研档案管理，使科研档案管理工作更好地服务医院、服务科研工作，建立科学规范的管理机制，促进医院科技工作、档案管理工作长足发展。
【关键词】医院；科研档案；现状；对策
管好用好医学科研档案对于提高医院科研水平、促进医院卫生事业发展具有重要的意义。科研档案管理是医院科研管理的重要组成内容，要符合档案管理的要求。嘉兴市康慈医院是浙江省三级精神病专科医院，随着医疗体制改革的不断深入，现代医院管理制度的不断确立，医院科研档案管理工作也逐步推进，稳步提升。在实践中，结合上级部门的要求，综合考虑医院的实际情况，面对新形势，不断探索，继承发展，医院通过不断规范科研档案管理，挖掘利用档案管理的新思维、新理念，充分发挥信息化的管理手段，立足管理与服务的主基调，更好地促进医院科技、科研管理工作的开展，为科技、科研创新提供有效支撑，努力推进科研项目全程管理，推动医院各项事业迅速发展。现将一些经验与体会作分享与交流。
一、医院科研档案管理的重要性
医学科学研究是三级医院的重点工作内容，医学科研包含基础、临床、预防、康复、护理、公共卫生等多个学科；科研档案是申报科研成果与科研验收的重要凭证与基础文书资料，是多学科、多门类、多层次综合性科学体系的基础工作，所以医学科研档案除具有一般科技性档案的共性外，还具有自己的特点。故而需要在思想上、理念上重视医院科研档案管理工作，从科学性、规范性、学术性的高度定位科研项目档案管理系列工作。科研档案的建立与完善，是提高医院医教研整体水平的必要条件，需要从医院领导、科研管理部门、医学科技工作者、从事医学临床工作人员不同维度强化认识，学习相关法律法规与规章制度。因此，医院科教科、档案室均应充分认识到科研档案管理工作的重要性，建立合理、规范的协调工作机制，强化培训与考核，重视对科研档案的积累、整理、编排、归档、督查、考核等工作，进一步提升科研档案科学和系统的管理。
二、医院科研档案管理现状问题
（一）医院对于科研档案的管理意识不强。医务人员在专业学习的过程中，由于医学课程与科目、学分的设置，往往注重医学理论与科研方法的系统学习，较少接触科研档案管理的内容，进入医院工作后，需要进行住院医师规范化轮转与培训，更多侧重于临床工作。在具备申报科研项目的能力时，大多已具有中高级职称，对科研工作的动机大多集中在论文撰写科研成果申报。在科研管理的规范流程中，科研项目全部或阶段性工作完成后，应及时对科研资料、数据、实验结果全面整理，及时归档。目前医院管理者大多是医学相关专业毕业，缺乏系统档案管理知识，同时医学科研人员相对注重科研成果与学术论文，忽视档案管理，没有意识到科研档案资料的价值与重要性。从目前医院管理层面来看，医院相对侧重于病历档案管理，而对于科研档案关注不足。对于医学伦理、科研过程、科研原始资料、医学研究知情告知书和实验室检测的数据要求不够系统与规范，科研档案管理的历史原因与客观现实要求医院加强科研档案的管理工作。
（二）医院科研档案管理制度不健全。近年来医院逐渐重视与加强科研工作，主要侧重于科研项目、科研成果申报与激励措施的制定，但是对于科研档案管理制度关注不够，重成果与奖励，轻过程与管理，导致科研管理制度相对滞后与欠缺，这可能与近年来医院快速发展存在一定关联，科研项目数量快速增加，科研项目的层次逐渐提高，然而医院档案管理制度更新不够及时。医院档案管理模式缺少创新，也不能与时俱进，造成医院科研档案管理制度与要求相对滞后。在医院规章制度修改以及持续质量改进计划中缺少科研档案管理项目，科研项目建档工作与科研项目计划与进度不能同步开展，缺少规范的操作细则与制度支撑。医院的科研档案管理通常缺少督查、评估与反馈。科教科、档案室的职能难以及时发挥，兼职科研档案管理人员也只能口头重视，最终造成科研档案出现内容不够翔实、不够系统、归档不够及时的问题，进而影响科研成果申报与科研验收。科研档案管理缺少系统性与科学性，也可能会涉及科研诚信的禁区，需要引起高度关注，制定行之有效的整改与提升方案。
（三）科研档案管理体系与人员不足。当前科技工作的行政管理部门对于医学科研管理要求逐步规范与完善，对于科研项目的全程管理与科研诚信、伦理要求也逐步提高，同时医院科研项目数量在快速增长。结合科研项目验收、科技成果与科技奖项申报、科研项目规范管理等工作的要求都暴露出科研档案管理体系的不完整与人员缺乏的问题。目前大多医院科研档案资料是由科研管理部门自行收集与管理，对于科研项目开发与利用是极为不利的，科研项目负责人或团队分工不明确，科研资料规范管理的意识薄弱。科研工作的现状与价值取向都要求建立规范、科学、可持续发展的科研档案管理体系，目前科研档案管理多由科教科兼管，缺乏专职科研档案管理人员。专业管理人员的缺乏导致不能及时完成科研资料的归档工作，兼职科研档案管理工作的人员没有接受专业培训与系统学习档案管理知识，难以科学、专业地开展科研档案管理，对于科研档案质量不高、资料不全、数据不翔实的现状不能及时给予督查、指正、反馈，难以为科研人员提供优质、规范服务与指导，难以获得科研项目负责人的认可，不能体现职业价值，最终导致科研档案管理体系不完整。
三、加强医院科研档案管理的对策与探索
加强科研档案管理体系建设，做到全程规范管理。科研档案是科研项目设计、申请、立项及项目开展与实施过程中形成的原始资料，科研项目全程管理是加强医院科研管理工作的重要方法，全面系统的科研档案是评估科研过程的重要参考资料。在科研档案全程管理过程中，针对科研项目团队、科研管理部门、档案管理部门思想上不够重视科研档案管理工作的现状，首先需要医院管理层重视科研档案管理工作，制定科学的科研档案管理制度，推行科研全程管理，加强档案管理人员的专业培训，制定系统的考核方案与工作流程。落实具体管理细则，提高相关工作人员的档案管理意识，让科研人员树立只有规范做好科研档案管理才能成功获得科研成果、顺利完成科研验收的观念。只有从意识上重视，才能有效落实各项措施。其次要落实专业培训与营造氛围，使得尽可能多的医务人员以及医院管理岗位人员意识到科研档案管理工作的重要性，进而调动工作积极性和提升服务能力，从而全面提高科研档案管理质量和工作效率。
2018年—2019年，嘉兴市康慈医院成功立项市级及以上各类科研项目19项，顺利完成验收23项；其中2018年度成功立项9项，顺利完成验收8项；2019年度成功立项10项，顺利完成验收15项。医院自2018年起开展科研项目全程管理，定期考核，由学术委员会评议科研进度，由伦理委员会做好督查与评估，系统查阅科研档案，并将评议结果及时反馈给科研项目负责人，建立科研信誉度积分制度，在近两年的科技局组织的科研验收工作中，我院共19项科研项目接受验收考核，全部成功完成验收，其中科研项目验收资料获得了评审组专家的一致好评，医院已连续数年被评为卫健系统科技工作先进单位，医院管理者与科研管理部门逐渐认识到强化科研档案管理的重要性，逐渐重视科研申报、立项、合同书签订、过程管理、验收、成果登记及获奖情况等全程资料管理。认识到必须严格按照档案工作管理规范和科研全程管理制度进行系统、规范管理。医院领导给予必要的重视，在日常工作与会议中落实科研档案管理相关工作，做到职责明确，分工到人，任务到人，明确科研部门落实管理职责，档案部门落实监督职责，科研项目团队落实工作职责，动态考核，持续改进，加强科研档案管理的软件与硬件建设。
科研是三级医院的重要工作，也是现代医院竞争的关键环节。医院逐步增加科研投入，包含科研档案管理的设备，及时购买现代档案管理必需的电脑、扫描仪、复印机、移动硬盘、摄像机等办公设备，及时利用信息化手段对科研项目的资料进行存档，对科研档案进行扫描、拷贝，并完成必要的记录。设立专职科研档案管理人员是完成科研档案管理工作的基本保障，医院决策层应充分调研，结合医院实际情况与科研工作开展情况，强化重视，增加投入。一是重视与强化科研档案管理人员的业务技能培训与继续教育，确保他们接受科学、专业、系统的理论与操作培训，提高工作能力，增强职业自信。二是要制定与明确岗位职责，根据医院的实际情况，因地制宜，细化岗位考核指标与工作方案，奖优罚劣，激发科研档案管理人员工作主动性，充分发挥主观能动性。三是努力为科研档案管理人员和科研人员之间搭建沟通交流的平台，使档案工作人员能够获取更多医学科研项目方面的专业知识，了解医学科研人员的实际需求，以便提供更优质的科研服务。四是明确科研项目团队与负责人的职责与任务，根据科研全程管理要求，结合科研项目流程图与工作进度，制定阶段任务与周期任务，加强科研伦理培训，强化要求，并将科研档案与科研成果申报、科研项目验收进行挂钩，不定期将科研档案督查与检查的结果及时通报，充分发挥医院学术委员会、伦理委员会的职能。
在实际工作中，可以开展在研项目与完成项目的科研档案评比，制定科学的评分标准，充分发挥医院学术委员会与医疗技术与管理委员会、伦理委员会成员与专家的作用，将结果公布，突出亮点，发现暗点，找出难点，梳理痛点，明确着力点，定位发力点，提高科研档案的管理工作成效。
四、结语
综上所述，医院科研档案管理属于医院基础性工作，是科研项目管理的支撑性工作，对医院科研工作起着举足轻重作用。在医院领导层的重视下，分析现存问题，做好持续改进，提升工作成效，创造更多科研成果与高质量科研论文、论著专著，这就需要我们不断增强科研档案管理意识，建立和完善相关规章制度，提升科研档案管理水平，努力提高科研档案利用率，从而更好地开展科研档案管理工作，发挥科研档案管理工作的价值。
【参考文献】
[1]张凤莲.小议医学科研档案管理工作的改进措施[J].兰台世界,2017(01):109-110.
[2]孟若娟,周志红,李昆,仰曙芬.新时期医学科研档案管理的特点和问题[J].现代生物医学进展,2011(4):1576-1578.
王霞琴 陆伟华
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