广西公安院校外警培训教育的档案管理工作探析
【摘 要】本文阐述外警培训档案管理工作的重要性和外警培训教育的特点，从培训开展之前的准备工作、培训期间的计划安排、培训结束之后的后续跟踪等方面论述广西公安院校外警培训教育期间的档案管理工作，提出挑选具有档案学专业知识背景的人员专职负责、每期培训所产生的档案应独立保存、外警培训档案的类别划分要合理、推进外警培训档案信息化进程等建议，以提高外警培训档案工作管理工作水平。
【关键词】广西公安院校 外警培训 中国—东盟 档案管理工作 档案信息化
经济全球化与区域一体化为跨国犯罪提供了一定的生存环境。当前，恐怖主义、贩毒、武器走私、洗钱、国际经济犯罪和网络犯罪等跨国犯罪活动有扩大趋势。广西是我国唯一与东盟既有陆地接壤又有海上通道的省区，2010年中国—东盟自由贸易区正式建成，广西作为中国与东盟各国警务交流和执法合作的中心区域及战略地位的重要性日益凸显。
与此同时，为培养和造就国际性警务执法合作人才，我国各地方公安高等院校开始承担起外警培训的教育工作。广西作为中国面向东盟合作的桥头堡，其地方公安院校开展外警培训教育的业务活动日益频繁。所谓“外事无小事”，如何做好公安院校外警培训教育的档案管理工作，发挥档案鉴往知来的作用，服务院校外警培训教育，成为各公安院校面临的一个紧迫性问题。
一、外警培训档案管理工作的重要性
外警培训教育给各地方公安院校的高等教育带来挑战的同时，也为其提供了发展国际化教育水平的有利契机。外警培训的档案管理工作作为外警培训教育管理工作中的重要环节，对提升培训教育整体质量和水平有着深远影响。
（一）严格的档案记录管理规定，能在一定程度上起到约束学员违纪行为的作用。外警培训档案管理规定作为高校外警培训教育管理规章中的一个子集，在外警培训的过程中应当严格实施。比如，培训过程中形成的对学员的考核记录，是学员档案的重要组成部分之一，其记录应当做到实事求是、合理准确。在学员入校伊始，就要告知学员所在院校的各种相关规章制度，提醒学员有关培训教育的档案管理规定。对于学员的违纪行为绝不能听之任之，若在培训期间发生酗酒、打架斗殴等事件，一定要记录在案。对于情节严重的，甚至要通报所在国的大使馆，规劝回国。只有这样，才能确保培训教育质量。
（二）有助于编写具有针对性、实用性的援外培训专业教材，提升高校外警培训的教育质量。“档案在每一个业务领域中都可发挥重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障。”我国外警培训工作始于2002年，2006年才开始在全国较大范围地开展，外警培训教育的历史时间短。各公安院校在外警培训教育的教学内容及方式方法上还处于探索阶段，教育工作不够成熟，存在外警培训教育的内容与方式缺乏国际视野及开放度的问题。
由于东盟国家数量较多、每个国家的警察教育水平层次不一，因此各个国家对外警培训的需求不同。如泰国、老挝、缅甸对禁毒教育培训的需求度高；马来西亚、印度尼西亚等对侦查、治安等的教育培训需求度高。应通过对每期外警培训的档案的国别、警种、培训效果、满意度、建议等进行综合分析，查找培训课程内容的不足，不断地修正已有的专业教材，丰富和完善课程内容，进而不断提升培训质量。
二、外警培训教育的特点
外警培训教育不同于其他一般形式的培训教育，它具有自身的独特性，对其特点的深入阐释，有助于更好地理解档案管理工作的开展。
（一）培训教育的特殊性。首先是外警学员的身份特殊。他们多是所在国的警察官员，身兼要职，具备一定的学历水平及社会经验，且在所在国都有一定的社会影响力。其次是教育形式的特殊。外警培训教育是一种继续职业性质的教育训练。它不同于一般的外国留学生学历教育，或者是一般性质的短期语言类培训生。它的培训期一般为10～20天，课程设置以实践性课程为主，且多安排有考察及实战演练。
（二）培训内容的针对性。由于外警培训是继续职业性质的教育训练，其培训内容更加专业化，培训目标的方向性更强。国外来华培训一般只选择我国的优势学科之一作为一期培训的专题，比如“出入境业务”“禁毒”“反恐”“侦查学”“治安学”“警务指挥与战术”等。
三、外警培训教育期间的档案管理工作
外警培训教育的档案管理工作应当坚持文件的全过程动态管理这一原则，加强整个培训过程中对文件的前端控制及全程管理。因此，无论是培训开展之前的准备工作，还是培训期间的计划安排，以及培训结束之后的后续跟踪工作，都需要高校档案管理部门与负责外警培训教育工作的相关部门及个人相互配合、沟通，从而保证整个培训过程中具有保存价值的各种形式、各种载体的材料最终都能完整、系统地归口到档案管理部门。
（一）外警培训工作开始之前。外警培训教育无论是对公安院校，还是对于整个国家来说都是非常重要的外事活动，它的档案管理工作要求细致地做好每一步。必须树立前端控制思想，以确保培训工作开始之前的重要文件材料能够最终完整、准确无误地保存归档。
1．在培训工作的准备阶段，就要有意识地重视和加强对与外警培训工作相关的各种规章制度、培训实施方案、与学员所在国签定的协议、各种经费预算、职责分工等重要文件材料的保管及动态收集。
2．在培训学员到来之前，要为每一位学员建立个人档案，将收集到的学员基本信息，如交流语言、习俗、饮食禁忌、宗教、重大节日时间及庆祝方式，甚至学员所在国的警察机构的基本情况等，作为学员个人档案中的重要信息记录纳入学员档案中。
（二）外警培训教育期间。从学员一入校，就意味着档案工作人员要随时保持警觉，抓住每个机会搜集各种形式、各种载体的有价值的档案信息。外警培训教育作为公安院校的大事件，工作中要做到细致、严谨、无纰漏，它的档案管理工作也应当受到足够的重视。外警培训教育过程中应当注意收集的文件材料有以下几个方面。
1．开班典礼、结业典礼的相片、视频，其中含有重要领导人讲话的部分，都是重要的声像档案；同时，典礼上领导人的讲话稿等，也将成为重要的纸质档案。
2．培训期间召开的各种会议记录、会议的议程、领导人讲话稿；座谈会上搜集的学员们提出的需求及建议，都应注意保管好，并及时归档。
四、提高外警培训档案工作管理工作水平的建议
（一）挑选具有档案学专业知识背景的人员专职负责。外警培训是所承办院校的大事件，其间产生的档案应当指定具备档案学专业知识的人员专门负责。首先，相对他人而言，具备档案学专业知识基础的人员具有较高的档案意识，能更好地完成档案的管理工作，确保每期培训所产生的档案应归尽归，促进此类档案在更大程度上发挥价值。其次，要保证档案人员的稳定性，不能随意调动，才能够确保档案管理工作的系统性，提高档案管理的质量，从而更好地为院校服务。
（二）每期培训所产生的档案应独立保存。由于每期外警培训教育大多是只有一个专题，因此，以期为单位对培训档案进行管理上的划分，较为合理。同时，由于外警培训以实践性课程为主，因此所产生的声像档案相对较多。载体形式的多样，丰富了档案管理的内容，但管理中更应注意保持每期档案中各类件及不同载体之间的有机联系。
【参考文献】
［1］冯惠玲，张辑哲．档案学概论［M］．北京：中国人民大学出版社，2006
［2］尹彦．广西—东盟警察教育训练交流合作的SWOT分析［J］．高教论坛，2012（11）
［3］王燕，董承伟．完善中国外警培训工作体系的思考［J］．云南警官学院学报，2011（3）
作者：陈鹏
《广西公安院校外警培训教育的档案管理工作探析》
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